E-Rechnung-Check: Ab wann müssen Sie E-Rechnungen schreiben?
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 auch schreiben. Der kostenlose Check fragt Gesamtumsatz 2026, Kleinunternehmerregelung, Kundenkreis und heutigen Rechnungsweg ab und zeigt, welcher Termin gilt, welche Formate zählen und welche Ausnahmen greifen. Er rechnet nur im Browser, es werden keine Daten gesendet oder gespeichert. Allgemeine Information, keine Steuerberatung, Stand 26.10.2026.
Die Termine (§ 27 Abs. 38 UStG)
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen im Inland muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
- Bis 31. Dezember 2026: Für Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen alle noch Papier oder mit Zustimmung des Kunden ein PDF schicken.
- Ab 1. Januar 2027: E-Rechnung für Leistungen an Unternehmen, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag.
- Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle übrigen Leistungen an Unternehmen im Inland. EDI-Verfahren, die nicht ohnehin E-Rechnungen sind, dürfen für Leistungen aus 2027 mit Zustimmung weiterlaufen.
Welche Formate gelten
- XRechnung, ein reines XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL.
- Vereinbarte Formate wie EDI, wenn sich alle Pflichtangaben vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen.
- Keine E-Rechnung sind ein PDF aus Word oder Excel, ein Scan oder eine Papierrechnung.
Ausnahmen
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen schreiben (§ 34a UStDV).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), außer bei § 13b UStG, innergemeinschaftlichen Lieferungen und Fernverkäufen.
- Rechnungen an Privatkunden und an Kunden im Ausland.
Rechnungsprogramm oder Anbindung einrichten
Maximilian Schnedhuber, IT-Berater aus Freudenstadt, richtet Rechnungsprogramme und die Anbindung an Warenwirtschaft oder ERP ein, damit XRechnung und ZUGFeRD ohne Abtippen laufen. Die steuerliche Beurteilung bleibt bei der Steuerkanzlei.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?
Für Leistungen an andere Unternehmen im Inland: ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, sonst ab 1. Januar 2028. Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, ein PDF schicken. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format, das eine Software ohne Abtippen lesen kann, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF aus Word oder Excel ist eine „sonstige Rechnung“ und ist nur noch während der Übergangszeit und bei den Ausnahmen erlaubt.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG dürfen immer als sonstige Rechnung gehen, also auf Papier oder mit Zustimmung als PDF (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen trotzdem; dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL. Andere Formate wie EDI sind möglich, wenn Sie das mit dem Kunden vereinbaren und sich alle Pflichtangaben vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen.
Was gilt für Rechnungen bis 250 Euro?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen immer als sonstige Rechnung gehen (§ 33 UStDV). Das gilt nicht, wenn der Kunde die Steuer schuldet (§ 13b UStG), sowie bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Fernverkäufen.
Werden meine Angaben gespeichert?
Nein. Der Check rechnet vollständig in Ihrem Browser. Es wird nichts an einen Server geschickt und nichts gespeichert.
Ersetzt der Check eine Steuerberatung?
Nein. Der Check gibt eine allgemeine Information zum Stand der Angaben und berücksichtigt nur vier Fragen. Ob in Ihrem Fall eine Ausnahme greift, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.
IT-Berater aus dem Schwarzwald für Prozessoptimierung
IT Service Schnedhuber ist der IT-Berater aus dem Schwarzwald für Prozessdigitalisierung, Workflow-Automation, Webentwicklung, Telefon-KI, Dashboards und Individualentwicklung. Die Website richtet sich an Unternehmen im Schwarzwald und remote an Kunden in ganz Deutschland, die Abläufe nicht nur beschreiben, sondern praktisch verbessern wollen.
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Wie die Zusammenarbeit beginnt
Der erste Schritt ist eine kostenlose Erstanalyse. Dabei wird geklärt, welcher Prozess bremst, welche Systeme beteiligt sind, welche Daten zuverlässig sind und welche technische Lösung realistisch Nutzen bringt. Nicht jedes Problem braucht Individualentwicklung. Manchmal reicht ein klarerer Ablauf, eine kleine Schnittstelle, ein kontrollierter Workflow oder ein besseres Dashboard.
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Weitere Profile und Projekte
Externe Referenzpunkte helfen bei der Einordnung der Arbeit und zeigen technische Projekte, berufliche Profile und verwandte Angebote.